Dès lors qu'elles sont versées aux archives départementales, les minutes relèvent de la responsabilité du Président du Conseil Départemental, qui en assure la conservation, la description et la communication au public. Ce transfert de responsabilité juridique est manifesté par la signature d'un bordereau de versement, qui sert en même temps d'instrument de recherche provisoire : il est donc important d'y répertorier les références de chaque article (ou boîte), son contenu (nom du notaire, type d'actes) et les dates des documents qui le composent (dates extrêmes).